Hikikarpalot kirpoavat otsalle, kaulus kiristää ja käsien tärinä näkyy varmasti jo ulospäin – miksi juuri minä? Tässähän on tietenkin kyse tilanteesta, jossa sait juuri vastentahtoisesti kopin verkkosivun uudistusprojektista. Muistat elävästi aikaisemman verkkosivun uudistusprojektin, jonka sudenkuopilta ei sillä(kään) kertaa onnistuttu välttymään. Miksipä tällä kertaa mikään olisi toisin?
Hengähdä hetkeksi ja ole huoleti: myös onnistuneita verkkosivun uudistusprojekteja on olemassa. Eikä niitä tarvitse edes kaukaa hakea! Vuosien kokemuksella olemme koonneet sinulle helpot vinkit verkkosivu-uudistuksen kilpailuttamiseen, joka on ensiaskel sujuvaan verkkosivun uudistusprojektiin.
1. Panosta tarjouspyyntöön
On olemassa sekä hyviä että huonoja tarjouspyyntöjä. Hyvästä tarjouspyynnöstä huomaa, että tilaaja on itsekin kartalla siitä, mitä tarvitaan, mihin mennessä ja mihin hintaan. Tarjouspyyntöä voikin pitää eräänlaisena konseptisuunnitelmana koko projektista, ja hyvin laadittuna ja jokaista yksityiskohtaa punninneena projektin laajuus ja muoto hahmottuu tarkemmin myös sinulle itsellesi. Varaa tarjouspyynnön laatimiseen siis aikaa, ja ota tarvittaessa mukaan suunnitteluun myös kollegasi.
Koska verkkosivu-uudistukset tehdään aina yhteistyössä tilaajan ja toimittajan välillä, on tärkeää että myös toimittaja ymmärtää projektin laajuuden ja kokee projektin mielekkääksi. Usein uudistusprojekti lähtee sivuraiteille siksi, että tärkeästä tarjousvaiheesta jäi puuttumaan oleellisia osia projektista.
Väittäisin myös, että suurin osa pieleen menevistä projekteista johtuu siitä, että tilaajalla ei ole tarkkaa käsitystä siitä mitä ollaan ostamassa ja totuus paljastuu liian myöhään… vasta sitten kun lopputulos ei ollutkaan sitä mitä haluttiin.
Hyvässä tarjouspyynnössä on mukana ainakin nämä elementit:
- Yleistiedot yrityksestä. Mitä teet, miksi ja kenelle? Siitä ei ole ainakaan haittaa, että kerrot myös yrityskulttuurista, visiosta ja missiosta sekä yleisesti tavastanne toimia.
- Projektin tavoitteet. Onko tarkoitus räjäyttää vanha kappaleiksi ja rakentaa uusi verkkosivu alusta loppuun? Vai olisiko kyse sittenkin pienistä teknisistä fikseistä tai vanhentuneelta tuulahtavan verkkosivun visuaalisesta uudistamisesta?
- Kohderyhmät sekä heidän tarpeensa. Kenelle sivustoa tehdään (= asiakkaat / loppukäyttäjät) ja mihin he sivustoa käyttävät? Onko kyse informaation etsimisestä, oikean tuotteen löytämisestä vai käytetäänkö sivustoa johonkin ihan muuhun?
- Mitä ominaisuuksia sivulta pitäisi löytyä. Esimerkiksi hakukenttä, lomake, kuvapankki, somefeedi, verkkokauppa jne. Mitä enemmän voit tässä vaiheessa määritellä ominaisuuksia, sen parempi.
- Keskeisin sivulle tuleva sisältö ja laajuus. Onko verkkosivusi sisältöpainotteinen, visuaalinen tai riittääkö sinulle simppeli one-pager, josta potentiaaliset asiakkaat löytävät lähinnä yhteystietosi?
- Teknologiavaatimukset. Pitääkö sivustolla käyttäjien kirjautua sisään nähdäkseen tiettyjä sisältöjä, ilmoittautua tapahtumaan tai vaikkapa varata aika vastaanotolle? Tarvitseeko sivusto integroida ulkoisiin järjestelmiin? Onko sinulla toivetta uuden sivun sisällönhallintajärjestelmästä? Suosimalla suosittuja avoimen lähdekoodin CMS-järjestelmiä, kuten WordPressiä, vältät vaarallisen toimittajaloukun.
- Aikataulu. Ole realisti: hutaisemalla ei ole koskaan tehty hyvää jälkeä, ja liian isoa palaa ei kannata haukata kerralla. Pilko siis iso projekti tarvittaessa osiin, ja muista varata reilusti aikaa etenkin sisällöntuotannolle.
- Budjetti. Aivan kuten on asian laita myös aikataulussa, kannattaa tässäkin pysyä realistina. Jos sinulla ei ole näkemystä tai kokemusta siitä, mitä WordPress-verkkosivujen teko maksaa, anna jonkinlainen hintahaarukka ja kerro olevasi avoin keskustelemaan lopullisista kustannuksista. Budjetoi sisäisesti uudistukselle 20-30% ylimääräistä, jotta voit varautua muutoksiin projektin aikana.
- Pyyntö hintaerittelystä. Tilaajana sinulla on oikeus tietää, mistä maksat. Pyydä siis erittely lopullisen hinnan muodostumisesta.
- Saavutettavuus. Verkkopalveluiden saavutettavuuteen liittyvä EU:n direktiivi perustuu siihen, että verkkosivujen ja sovellusten tulee olla havaittavia, hallittavia, ymmärrettäviä sekä toimintavarmoja. Ota saavutettavuusvaatimukset huomioon tarjouspyynnössä etenkin, jos verkkosivuprojektisi liittyy julkisen hallinnon toimintaan. Lue lisää saavutettavuusdirektiivistä.
Katso myös: Saavutettavuusauditointi – Tarkista verkkosivustosi saavutettavuus
2. Valitse tarkkaan, mitkä firmat kilpailutat
Nyt kun tiedät mitä olet tilaamassa, sinulle on jo varmaan hahmottunut mielikuva siitä, millainen yritys olisi täydellinen toteuttaja verkkosivu-uudistuksellesi. Älä räiski tarjouspyyntöjä summamutikassa 20 ensimmäiselle Googlesta löytyvälle verkkosivu-uudistusten tekijälle, vaan panosta vielä hetki tutkimustyöhön:
- Kysy suosituksia kollegoilta ja verkostolta. Avoin huutoäänestys vaikkapa LinkedInissä voi toimia hyvin sekin, mutta itse luotan eniten suositteluihin tutuilta, joihin luotan. Kysy ihmisiltä, jotka ovat esimerkiksi hiljattain käyneet prosessin läpi tai ovat alalla hommissa.
- Tutki referenssejä. Älä kuitenkaan keskity liikaa siihen, löytyykö referenssitoteutuksista juuri oman toimialasi yrityksiä. Tärkeintä on löytää firma, jonka työn jäljestä pidät ja jolla on kokemusta vastaavista projekteista.
- Valitse sopivan kokoinen toimittaja. Freelancer voi toteuttaa helpot sivut halvalla, pieni tai keskisuuri yritys taipuu ammattimaisiin ja monimutkaisempiin toteutuksiin kohtuuhintaan, suuret toimijat ovat todennäköisesti kiinnostuneempia erityisen monimutkaisista, isoista ja pitkäkestoisista projekteista.
- Hyödynnä olemassa olevia resursseja. Löydät Suomen parhaat WordPress-toimistot vaikkapa Vierityspalkista ja muut IT- ja ohjelmistoyritykset esimerkiksi ite wikistä.
3. Viimeinen rutistus: arvioi tarjoukset ja sovi treffit
Tässä vaiheessa varmasti huomasit, että verkkosivujen tekijöitä löytyy paljon. Kaikki kandidaatit (toivottavasti) vaikuttavat asiantuntevilta ja referenssit hyvin hiotuilta – miten siis valita se oikea? Huolella laatimasi tarjouspyyntö ja tarkasti valitsemasi toimijat olivat osa verkkosivu-uudistuksen alkuspurttia, joka kannattaa tsempata huolella maaliin.
Kun olet lähettänyt tarjouspyynnön, pyydä että toimittaja on yhteydessä, jotta voitte käydä avoinna olevat ja tarkentavat kysymykset läpi puhelimitse tai kasvotusten. Tässä vaiheessa alat ehkä jo huomaamaan eroa toimittajien välillä ja tavassa hoitaa tarjousvaihe.
Saatuasi lopulliset tarjoukset kannattaa vielä sopia tapaamiset parhaiden kandidaattien kanssa. Näin varmistat, että henkilökemiat kohtaavat ja olette samalla aaltopituudella.
Kun löydät firman, jonka kanssa kohtaavat sekä faktat että fiilis, tiedät löytäneesi sen oikean. Sinulla on yhteistyökumppani, jolle voit luottavaisin mielin antaa sen pahimpien painajaisten projektin, joka artikkelin alussa vielä sai verenpaineesi nousuun.
Muista hoitaa sopimusasiat kuntoon ajoissa, ja varmistaa että ehdotetut sopimusehdot sopivat teille. Itse suosimme yleisesti käytössä olevia IT2018 ehtoja.
Bonus: Maksuton verkkosivuston ostajan opas
Mikäli verkkosivu-uudistus on ajankohtainen, nappaa tueksi sadoista verkkopalveluhankkeista koostetut oppimme: Lataa Verkkosivuston ostajan opas
Jätä tarjouspyyntö verkkosivu-uudistukselle
Kerro lyhyesti tulevasta projektistasi ja jätä yhteystietosi. Palaamme asiaan vuorokauden kuluessa (arkisin).