Epäonnistuneiden IT-projektien ympärillä liikkuu paljon huomiota ja uutisissa komeilee yhden jos toisenkin ison julkisen toimijan pitkittyneet tai budjetin ylittäneet projektit tasaisin väliajoin. Niistä onnistuneista projekteista kun ei juuri valitettavasti uutisoida. Isot IT-talot saavat näistä usein loskaa niskaan ja varmasti osa ihan syystäkin, mutta on hyvä muistaa että usein nämä projektit ovat useita vuosia kestäviä isoja ERP-järjestelmien toteutuksia tai muita mittavia ja kompleksisia hankkeita, joissa on moninkertaisesti enemmän liikkuvia osia kuin normaaleissa verkkosivuissa.
Suurin osa normaaleista verkkosivu-uudistuksista toteutetaan varsin onnistuneesti ja aikataulussa, joten ei syytä huoleen!
Toisaalta myönnettäköön, että epäonnistuneista projekteista harva kovaan ääneen koko maailmalle huutelee, vaikka kyllähän niitä paljon tehdään.
Epäonnistumisia on monenlaisia kuten on mielipiteitäkin. Sivusto saattaa rakentua ajallaan ja budjetissa, mutta ei vastaakaan asetettuja tavoitteita tai miellytä toimitusjohtajan silmää. Monesti näemme epäammattimaisesti rakennettuja WordPress-sivustoja, jotka on tehty kiireessä ja halvalla, ja nyt ne pitäisi jonkun pelastaa koska ne ovat teknisesti epäluotettavia. Usein vastaan tulee myös sivustoja, jotka ovat visuaalisesti varsin näyttäviä, mutta käyttäjäkokemus on kömpelö ja tiedon hakeminen hankalaa.
Kauhutarinoita kuulee välillä myös esimerkiksi projekteista, joissa kovalla työllä saavutettu hakukonenäkyvyys on uudistuksessa tuhottu kokonaan. Tässähän alkaa itselläkin puntti tutisemaan.
Miten ja miksi näin käy? Erittelimme muutamia yleisimpiä sudenkuoppia, jotka tämän luettuasi osaat välttää – osaathan?
1. Verkkosivun määrittely menee metsään
Saamme paljon etenkin verkkopalvelujen tarjouspyyntöjä pöydällemme ja niiden kirjo on valtava. Usein tavoitteita ei ole juurikaan määritelty tai mietitty mitä sivuston kävijöitä motivoi, vaan dokumenttiin on listattu lähinnä mittava määrä vaatimuksia teknisten ominaisuuksien osalta. Lähtökohtaisesti verkkosivuja hankitaan Suomessa siis edelleen IT-projekteina eikä markkinoinnin ja myynnin tarpeisiin.
Aloita määrittämällä miksi verkkosivu-uudistukseen lähdetään, kenelle sitä tehdään ja mitä heille halutaan tarjota. (Vinkki: mikäli asiakas puuttuu tästä yhtälöstä voit jättää sivuston tekemättä.) Tästä voit jatkaa konkreettisempiin asioihin kuten mistä sisällöistä sivusto rakentuu ja mitkä sisällöt tulevat korostumaan, millaisia ydintoimintoja tarvitaan, mitkä asiat olisi hyvä linkittää toisiinsa, mille asioille haetaan hakukonenäkyvyyttä, tarvitaanko integrointeja muihin palveluihin jne.
Entä ketterät menetelmät? Eikö näillä päästä parempiin lopputuloksiin?
Kyllä ja ei. Normaalia, verraten yksinkertaista yrityssivustoa ei meidän kokemuksemme mukaan tarvitse lähteä rakentamaan mitenkään erityisen ketterästi yksi toiminnallisuus kerrallaan. On varsin perusteltua suunnitella ja määritellä sivusto tehokkaasti ennen sen toteuttamista; itse suunnittelu kannattaa tosin tehdä ketterästi, kyllä. Voit paljon luottavaisemmin mielin lähteä tekniseen totetutukseen kun suunnitteluvaihe on tehty huolella ja kokonaisuus voidaan määritellä ilman arvailuja siitä mikä on järkevää ja mikä ei. Itse tekninen toteutus voikin silloin olla perinteisemmällä projektimallilla muutamien viikkojen puristus. Laajemmissa verkkopalveluissa lähestyminen kannattaa miettiä uudestaan, ja ketterät metodit voivat olla ihan paikallaan.
Pähkinänkuoressa: tee sivuston suunnittelu ja luonnostelu ketterästi iteroiden, mielellään käyttäjiä osallistaen. Näin saat paremman kuvan siitä mitä kannattaa lähteä rakentamaan.
2. Sisältöjumppa on laiminlyöty
Kokemuksemme mukaan 9 kertaa kymmenestä kun verkkosivuprojekti on myöhässä aikataulusta, syy löytyy puuttuvista sisällöistä tai niiden huolimattomasta suunnittelusta. Varaa tarpeeksi aikaa ja resursseja sisältöjen suunnitteluun ja toteutukseen. Tämä koskee myös kuva- ja videosisältöjä, jotka usein unohtuvat (tai tyydytään geneeriseen stock-materiaaliin, jonka etsimiseen myös menee roimasti aikaa). Älä myöskään epäröi pyytää ammattilaisen apua sisältöjen tuotantoon!
Ei ole olemassa yhtä kultaista sääntöä siihen pitääkö sisällöt olla suunniteltuna ennen visuaalista puolta eli leiskoja vai toisinpäin — mielestäni paras kokonaisuus syntyy aina näiden yhdistämisestä ja lopputulosta pitää olla valmis hiomaan yhteen molempien ehdoilla. Liikkeelle lähteminen on toki helpompaa kun sisältöjä on jo suunniteltu etukäteen.
Huom! ”Otetaan vaan ne nykyisen sivun sisällöt ja laitetaan tähän uuteen.” ei myöskään ole kovin järkevä tapa hyödyntää uuden verkkosivuston mahdollisuuksia. Tähän ansaan silti menee yllättävän moni — ethän kuitenkaan sinä, ethän?
3. Ihmiset kantavat projektin
Välillä tilanteet elävät ja ihmiset vaihtuvat. Se on toki normaalia, eikä ole aina ennustettavissa. Projektijohdon näkökulmasta on kuitenkin elintärkeää, että projektista vastaavat henkilöt ovat sitoutuneet siihen. Tieto ja kokemus kun on harvoin siirrettävissä aivoista toisiin ilman suuria ponnisteluja (nykyteknologialla ainakin vielä melko haastavaa, ja uskoisin että melko kivuliasta).
Valitse siis projektiin omasta tiimistäsi ihmiset, joita asia kiinnostaa ja jotka ovat innoissaan siitä. Jos projektitiimi ei ole sitoutunut työhön, eikä osoita kiinnostusta sitä kohtaan, on melko todennäköistä että projektin aikana tullaan tekemään hätäisiä päätöksiä ja ratkaisuja, joita myöhemmin tullaan muuttamaan (ylimääräisellä budjetilla).
4. Katkokset kommunikaatiossa
Ideaalitilanteessa projektia toteuttava toimittaja on kartalla projektista paremmin kuin sinä itse. Todellisuus kuitenkin on, että niin kauan kun projekteja tehdään kahden tai useamman ihmisen tiimeissä, on mahdollisuus kommunikaatiosta (tai sen puutteesta) johtuviin väärinkäsityksiin tai vaillinaisiin lähtötietoihin. Näissä tapauksissa saattaa jokin oleellinen osa toteutettavaa kokonaisuutta jäädä määrittelemättä, mikä puolestaan voi johtaa projektin aikana viivästyksiin ja yleiseen hämmennykseen.
Varoitusmerkkeinä voi näissä tapauksissa pitää joko sitä että projektin suunnittelussa tuntuu puuttuvan vaihe, jossa kaikkien ominaisuuksien ja toiminnallisuuksien tarpeellisuus sekä toteutustapa määritetään tai sitä ettei toimittaja tunnu tarttuvan muutoksia aiheuttaviin toivomuksiin ajoissa ja tarpeellisen kriittisellä otteella. Kannattaa määritellä tekniset seikat selkeästi myös jo projektisopimukseen, johon voidaan aina palata tarpeen tullen.
Pidä siis huoli, että jokainen toiminto, ominaisuus ja pieninkin kikkare tulee keskusteltua ja määriteltyä läpi yhdessä toimittajan kanssa.
5. Mielialavaihtelut
On varsin inhimillistä saada uusia ideoita ja ajatuksia kesken projektia jonkin tietyn osa-alueen, esim. sivuston ulkoasun tai toimintojen suhteen. Tässä vaiheessa pitää kuitenkin muistaa, että jos sivuston suunnittelu on tehty huolella, voi olla järkevämpää rakentaa se ensin valmiiksi ja pohtia uusia ideoita osana jatkokehityksenä kun käsillä on aitoa dataa sivuston käytöstä päätöksenteon tueksi.
Osa projektimalleista sisältää tietyn suunnitteluvaiheen ja kommentointikierrokset, jonka jälkeen muutosten tekeminen on lisätyötä ja kokonaishinnan nostamisen lisäksi hidastaa projektin etenemistä.
Projektitiimin mielipiteillä on toki merkitystä suunnittelussa ja ne tulee ottaa huomioon kaikessa tekemisessä. Asiakaslähtöisessä suunnittelussa tärkeämpää on kuitenkin käyttäjien tarpeiden ja toiveiden huomioiminen ja palautteeseen sekä dataan reagointi.
Vastaavasti ketteriä menetelmiä noudatteleva projektimalli jo itsessään perustuu siihen, että ensin tehdään jotain, sitä testataan ja muutetaan palautteen perusteella.
Katso The Oatmeal -sarjakuvan näkemys aiheeseen.
6. Teknologia on hyvä renki
… mutta huono isäntä. Verkkosivujen alustaksi tulee valita sen käyttötarkoituksia palveleva teknologia ja mielellään niin että se myös pystyy elämään ja kasvamaan tarpeiden mukaan joustavasti eikä kuormita sisällön tuottajia vaan helpottaa heidän työtään.
Hyvänä lähtökohtana alustan valintaan voisi pitää ainakin seuraavia:
- Ei mahdollisuutta toimittajaloukkuun (suosi avointa lähdekoodia)
- Skaalautuvuus ja vaivaton jatkokehitys
- Sivuston hallinta ei tule vaatia teknistä osaamista tai koodiin koskemista
- Alusta on yleisesti maailmalla käytössä ja sitä kehitetään jatkuvasti
- Alusta ei rajoita sivuston mahdollisuuksia toiminnallisuuksien osalta
Itse suosimme WordPressiä alustaksi verkkosivu-uudistuksiin sen helppokäyttöisyyden ja vaivattoman räätälöitävyyden vuoksi.
Muita vaihtoehtoja, jotka sopivat näihin kriteereihin ovat esimerkiksi järeämpi Drupal ja hieman entisestä suosiostaan hiipunut, mutta edelleen paljon käytetty Joomla. Joihinkin verkkopalveluihin saattaa olla järkevää toteuttaa ns. headless malli, jossa alusta ja ulkoinen käyttöliittymä ovat osittain tai täysin irrallisia.
Jätä tarjouspyyntö verkkosivu-uudistukselle
Kuvaa lyhyesti sivustosi sisältöä, toiminnallisuuksia ja tavoitteitasi uudistukselle. Palaamme sinulle vuorokauden sisällä (arkisin).