Kesytä viidakon lait – ohjeet suunnittelutyön ostajalle

Kesytä viidakon lait – ohjeet suunnittelutyön ostajalle

Graafisen suunnittelutyön ostamisen ja myymisen käytäntöjä tuntuu olevan yhtä monta kuin on toimijoita alalla. Eikä aina edes voida puhua ostamisesta, sillä valitettavan usein tapahtuu myös rehellisesti ilmaisen työn teettämistä. Ei siis ihme että myös ostajan rooli saattaa tuntua asiakkaasta haastavalta ja ehdotusten esittäminen ylemmälle johdolle budjetin saamiseksi voi tuntua epävarmalta. Koko suunnittelutyön ostamisessa tuntuukin välillä vallitsevan enemmän viidakon lait kuin vakiintuneet normit. Selventääksemme suunnittelutyön ostoprosessia kokosimme alle suunnitteluprojektin vaiheita asiakkaan näkökulmasta, sekä vinkkimme prosessin sujuvoittamiseksi. Niiden ymmärtäminen helpottaa toivottavasti myös suunnittelutyön ostajan roolin hahmottamista. Nämä vaiheet ovat:

  1. Mahdollisten eri kumppaneiden alkukartoitus
  2. Tarjouspyynnön työstäminen ja työn tilaaminen
  3. Suunnittelutoimiston toteuttama työn ideointi
  4. Palautteen anto ja lopullinen toteutus
  5. Lopputuotteen toimitus ja jatkosuunnitelman teko

 

1. Alkukartoitus

Ensinnäkin aiheesta tekee toki hieman abstraktin se, ettei ostaja tilatessaan tiedä, miltä lopputulos tulee näyttämään. Luonnollisesti on vaikea ostaa jotain mitä ei vielä ole olemassa ja vieläpä perustella hankinta tarpeelliseksi. Asiakkaan saappaissa olisi varmasti ihanaa tiedustella eri suunnittelutoimistoilta että Miten te toteuttaisitte meille tehtävän x, oli sitten kyseessä visuaalisen identiteetin suunnittelu tai uuden lehtijulkaisun konseptointi ja tehdä sitten vasta päätöksiä.

Tosiasia kuitenkin on, että graafinen suunnittelu on visuaalista viestintää ja tietynlaista ongelmanratkaisua ja siten nämä ideat ovatkin oleellinen osa tuotettavaa palvelua. Hyvällä idealla on suuri merkitys lopputuloksen kannalta, taitavan toteutuksen lisäksi. On myös hyvä huomioida, ettei näitä ideoita voida tuottaa ilman kattavaa ymmärrystä asiakkaasta, toimialasta ja tehtävän päämääristä, mikä taas vaatii ensin paljon tutkimusta ja perehtymistä. Asiakkaan on siis hyvä ymmärtää ettei ideointi kuulu tarjousvaiheeseen vaan perustuu suunnittelijoiden ammattitaitoon ja on siten laskutettavaa työtä.

Asiakkaan ensimmäinen askel onkin siis tehdä taustatyötä, kartoittaa mahdollisesti eri toteuttajia työlle ja tutustua suunnittelutoimiston referensseihin ja mahdollisiin suosituksiin. Kun sopivan oloiset kumppanit on löydetty, on tarjouspyynnön ja työn tilauksen aika.

2. Tilaaminen

Suunnittelutyön tilaaminen ja tarjouspyyntöjen lähettäminen on tärkeä vaihe jossa asiakkaan aktiivinen rooli korostuu. Päätös sopivasta kumppanista pitää siis tehdä suunnittelutoimiston referenssien sekä annetun tarjouksen perusteella. Usein on myös hyvä tavata tekijät kasvotusten ja katsoa kohtaavatko henkilökemiat ja arvomaailma, koska näiden henkilöiden kanssa tullaan työskentelemään intensiivisesti ja heidän ammattitaitonsa käsiin luotat totaalisesti. Projekteissa harvoin on tilaa isoille egoille tai hällä-väliä-tyypeille.

Tarjouspyyntö on syytä tehdä huolella, sillä on myös ostajan etu, että työn laajuus ja tavoitteet on määritelty tarkkaan jo tarjouspyynnössä. Siten suunnittelutoimisto osaa hahmottaa tehtävän työn tarkemmin ja antaa mahdollisimman tarkan arvion työn määrästä ja hinnasta. Ennen projektin alkua tarjousvaiheessa tulee määritellä vähintäänkin mitä tehdään, miksi, kenelle, millä aikataululla, ketä projektitiimiin kuuluu sekä mitä tavoitteita ja ehtoja suunnitteluprosessi sisältää (esimerkiksi montako kommentointikierrosta arvioon sisältyy). Asiakkaan kannattaa liittää tarjouspyyntöön materiaalit, jotka auttavat suunnittelijaa hahmottamaan työn tarpeet ja määrän. Näitä ovat esimerkiksi yrityksen visuaalinen ohjeistus tai esitteet jotka avaavat yrityksen toimialaa, toimintatapoja, arvoja ja historiaa.

On siis tärkeää, että tarjousvaiheessa kaikki osapuolet ovat selvillä ehdoista ja tavoitteista. Asiakkaan on hyvä varmistaa ennen projektin aloitusta että tarjous on pyydetty juuri niihin töihin joita on suunnitelmissa tehdä. Työtarpeiden ja tavoitteiden muuttaminen kesken projektin vaatii usein huomattavan määrän lisätyötä, joten sitä tulisi välttää. Suunnittelutoimiston tehtävä on jo alussa arvioida ja eritellä mahdollisimman tarkasti kauanko työhön kuluu aikaa. Läpinäkyvyys kasvattaa luotettavuutta, sillä suurin osa työtunneista kuluukin usein työhön joka ei näy asiakkaalle päin. Siksi hintakin saattaa kuulostaa suurelta, jos tarjouksessa ei tarkkaan selitetä, mistä hinta muodostuu. Arvioidun työmäärän voi jaotella esimerkiksi projektivaiheisiin: tutkimus, perehtyminen, ideointi, hiominen ja lopputoteutus. Tarjous on usein myös arvio työmäärästä ja voidaan antaa esim hintahaarukkana. Usein suurimmat lisäykset arvioon tulevat hiomisvaiheessa, jos asiakkaalla on paljon muutostoiveita.

3. Ideointi

Alkututkimus, tietoihin perehtyminen ja niiden pohjalta tapahtuva ideointi ovat suunnittelijan kannalta kriittisiä vaiheita, vaikka eivät asiakkaan suuntaan näy juurikaan. Tässä vaiheessa suunnittelutoimistossa siis tehdään paljon työtä hyvien ideoiden ja luonnosten tuottamiseksi. Asiakas voi kuitenkin ottaa rennosti ja jäädä odottelemaan ideoiden esitysvaihetta. Ideointia varten tehdään tarvittava taustatyö eli esim. tutkimukset yrityksestä, toimialasta, kilpailijoista ja kohderyhmistä, sillä ideoiden on tärkeää perustua tiettyihin valintoihin ja tavoitteisiin. Tehtävän laajuudesta riippuen suunnittelijat saattavat luoda useita kymmeniä vaihtoehtoisia luonnoksia, joista sitten valitsevat parhaan/parhaat jotka esitetään asiakkaalle. Kyseessä ei siis koskaan tulisi olla esimerkiksi vain “nopea esteettinen logon muodostus” vaan identiteettiä lähdetään kehittämään muun muassa yrityksen arvojen, kulttuurin, kohderyhmien, strategisten tavoitteiden ja kilpailijoista erottumisen kannalta. Näihin perehtyminen vaatii aikansa, mutta luo lopulta sen ammattitaitoisen palvelun, josta asiakas maksaa. Tällainen designtyö on siis aina asiakkaan tarpeisiin tilaustyönä tehtyä räätälöityä työtä.

4. Toteutusvaihe

Parhaan idean hyväksymisen jälkeen päästään toteutusvaiheeseen ja loppuhiomiseen. Tässä vaiheessa asiakkaan rooli taas korostuu. Toteutuksen aikana asiakkaalla on mahdollisuus antaa palautetta ja tehdä muutostoiveita. Näiden kommenttien määrä on määritelty tarjouksessa, usein käytäntönä on esimerkiksi kaksi kommenttikierrosta, joiden aikana asiakkaan tulee kerätä kaikki muutostoiveet. Tämän käytännön avulla vältetään projektin venyminen ja useita vähitellen ilmeneviä, jopa edestakaisia muutostoiveita. Jos vielä kahden kommentointikierroksen jälkeen halutaan tehdä muutoksia, ne eivät välttämättä enää sisälly projektin alussa annettuun tarjoukseen. Toteutusvaiheessa riskinä usein onkin, että projekti lähtee rönsyilemään. On siis tärkeää että pysytään sovitussa suunnitelmassa ja tehdään juuri se työ mitä tarjouksessa on määritelty tai tarvittaessa tehdään uusi arvio työmäärälle.

Asiakkaan on hyvä valita kumppaniksi suunnittelutoimisto, jonka asiantuntijuuteen voi luottaa. Suunnittelijat tekevät työtään monen vuoden kokemuksen pohjalta ja ovat vuosien mittaan tehneet usein suunnittelua eri haasteisiin ja tavoitteisiin monille eri aloille ja organisaatioille. Suunnittelijan tekemät ratkaisut perustuvat aina suurempaan ideaan ja kokonaisuuteen jota on jo hahmoteltu läpi useaan kertaan ja usealta kantilta. Muutostoiveita esittäessä onkin siis hyvä kriittisesti arvioida toiveensa organisaation tarpeiden pohjalta eikä henkilökohtaisten mieltymysten perusteella. Koko projektin ajan tulisi pitää mielessä että visuaalisen viestinnän tulee ensisijaisesti vedota kyseessä olevaan kohderyhmään, ei työn tilaajaan itseensä. Lisäksi muutostoiveita esitettäessä on hyvä selkeästi koota yhdenmukaiset muutostoiveet, ei esimerkiksi usean eri henkilön esittämiä ehdotuksia.

On myös hyvä huomioida, että suunnittelematon lisätyö voi olla hankalaa: toisaalta työn tilaaja ei vastaa aina itse budjetista vaan saattaa joutua anomaan lisäbudjettia. Myös suunnittelijalle lisätyö saattaa olla turhauttavaa jos matkan varrella ollaankin ajauduttu alkuperäisestä suunnitelmasta pois ja suunnittelussa on tehty turhaa työtä. Mielen muuttaminen matkan varrella on toki sallittua ja inhimillistä, mutta nämä muutokset usein perustuvat henkilökohtaisiin mielipiteisiin (tyyliin: ”en pidä tuosta väristä, koska…”), eivät niinkään varsinaiseen palautteeseen kohderyhmiltä tai etenkään kerättyyn dataan. Näistä muutoksista joudutaan usein laskuttamaan lisää jos työ on jo tehty kerran ja joudutaan tekemään uudestaan.

Suunnittelijan näkökulmasta unelma-asiakas onkin sellainen, joka on aidosti innostunut omasta projektistaan ja antaa rakentavaa palautetta ohjaten päätöksiä oikeaan suuntaan, mutta luottaa myös suunnittelijoiden arvostelukykyyn ja asiantuntijuuteen. Lisäksi hyvin sujuvan projektin edellytyksenä usein on, että tehdään juuri se työ ja niillä spekseillä mitä alussa suunniteltiin.

5. Lopputuote

Mitä rahalla sitten saa? Asiakkaan yksilöllisiin tarpeisiin suunniteltuja ratkaisuja, jotka tuottavat arvoa ostajalle. Lopullinen arvo on myös asiakkaan käsissä: jos ostettava designtyö on esimerkiksi yrityksen visuaalinen identiteetti, ei pelkkä brändiohjeistus ja uusi logo tallessa tietokoneella vie pitkälle. Usein designtyön tekijä myös luovuttaa tekijänoikeudet ostajalle. Näin ollen ostajan ei tarvitse huolehtia esimerkiksi rajoitetuista näyttökerroista. Yleinen ohje onkin että arvo on suurempi mitä enemmän ja tarkoituksenmukaisemmin tilattua suunnittelutyötä käytetään. Ostajan on siis hyvä tehdä suunnitelma uuden ilmeen (tai muun suunnittelutyön) käyttöönottoon ja varmistaa että se näkyy kaikkialla yhtenäisenä. Tämän suunnitelman ja toteutuksen voi tehdä myös suunnittelutoimiston kanssa. Vasta silloin tehty ja ostettu suunnittelutyö alkaa tuottaa arvoa yritykselle – kallein logo on sellainen, jota kukaan ei näe.

 

 

Suositeltavaa jatkolukemista:
Sitä saa mitä hankkii – Visuaalisen viestinnän hankintaopas (Grafia). Voit tilata omasi maksutta täältä.

 

 

Kaipaatko osaavan suunnittelijan apua? Laita meille viestiä ja käydään ideasi läpi yhdessä.

 

Stay smart!

Why not sign up to our monthly newsletter? We'll send you our latest news and a bunch useful tips to help you with your work. No spam!

Comments