Kesytä viidakon lait – ohjeet suunnittelutyön ostajalle

Kesytä viidakon lait – ohjeet suunnittelutyön ostajalle

Graafisen suunnittelutyön ostamisen ja myymisen käytäntöjä tuntuu olevan yhtä monta kuin on toimijoita alalla. Eikä aina edes voida puhua ostamisesta, sillä valitettavan usein tapahtuu myös rehellisesti ilmaisen työn teettämistä. Ei siis ihme että myös ostajan rooli saattaa tuntua asiakkaasta haastavalta ja ehdotusten esittäminen ylemmälle johdolle budjetin saamiseksi voi tuntua epävarmalta. Koko suunnittelutyön ostamisessa tuntuukin välillä vallitsevan enemmän viidakon lait kuin vakiintuneet normit.

Selventääksemme suunnittelutyön ostoprosessia kokosimme alle suunnitteluprojektin vaiheita asiakkaan näkökulmasta, sekä vinkkimme prosessin sujuvoittamiseksi. Niiden ymmärtäminen helpottaa toivottavasti myös suunnittelutyön ostajan roolin hahmottamista. Nämä vaiheet ovat:

  1. Mahdollisten eri kumppaneiden alkukartoitus
  2. Tarjouspyynnön työstäminen ja työn tilaaminen
  3. Suunnittelutoimiston toteuttama työn ideointi
  4. Palautteen anto ja lopullinen toteutus
  5. Lopputuotteen toimitus ja jatkosuunnitelman teko

 

1. Alkukartoitus

Ensinnäkin aiheesta tekee toki hieman abstraktin se, ettei ostaja tilatessaan tiedä, miltä lopputulos tulee näyttämään. Ajatuksia ja fiiliksiä varmasti on, mutta niitä on usein vaikea pukea sanoiksi. Luonnollisesti on vaikea ostaa jotain mitä ei vielä ole olemassa ja vieläpä perustella hankinta tarpeelliseksi.

Asiakkaan saappaissa olisi varmasti ihanaa tiedustella eri suunnittelutoimistoilta että ”Miten te toteuttaisitte meille tehtävän x”, oli sitten kyseessä visuaalisen identiteetin suunnittelu tai uuden lehtijulkaisun konseptointi ja tehdä sitten vasta päätöksiä. Valitettavasti tietyillä toimialoilla tämä on harmillisen vakiintunut käytäntö, jota emme voi kannattaa tai tukea millään tasolla. Kutsutaan sitä vaikka ammattiylpeydeksi. Tässä perustelumme:

Tosiasia on, että graafinen suunnittelu siinä missä mikä tahansa muukin suunnittelu on luovaa ongelmanratkaisua ja siten nämä ideat ovatkin oleellinen osa tuotettavaa palvelua. Hyvällä idealla on ehkä se suurin merkitys lopputuloksen kannalta, taitavan toteutuksen lisäksi. On oleellista ymmärtää, ettei hyviä ideoita voida tuottaa ilman kattavaa ymmärrystä asiakkaasta, toimialasta, kohderyhmien käyttäytymisestä ja tehtävän päämääristä, mikä taas vaatii ensin paljon tutkimusta ja perehtymistä.

Koska ideointi on niin elintärkeä osa varsinaista suunnittelutyötä, sitä pitäisi mielestämme tehdä yhdessä asiakkaan kanssa, ei suljettujen ovien takana. Loistavan lopputuloksen varmistamiseksi pidä siis huoli ettet järjestä ”ideakilpailua” toimistojen välillä vaan luo sen sijaan mahdollisimman hyvä briiffi tarjouspyyntöä varten ja valitse kumppani, jonka kanssa haluat yhdessä luoda jotain uutta ja hienoa.

Asiakkaan ensimmäinen askel onkin siis tehdä taustatyötä, kartoittaa mahdollisesti eri toteuttajia työlle; käydä läpi omia verkostoja ja tutustua suunnittelutoimiston referensseihin sekä mahdollisiin suosituksiin. Kun sopivan oloiset potentiaaliset kumppanit on löydetty, on tarjouspyynnön aika.

 

2. Tilaaminen

Suunnittelutyön tilaaminen ja tarjouspyyntöjen lähettäminen on tärkeä vaihe jossa asiakkaan aktiivinen rooli korostuu. Päätös sopivasta kumppanista kannattaa tehdä suunnittelutoimiston tarjoaman näkemyksen, osaavan tiimin, mielenkiintoisien referenssien sekä tietenkin annetun tarjouksen perusteella.

Usein on hyvä tavata tekijät kasvotusten ja katsoa kohtaavatko henkilökemiat ja arvomaailma, koska näiden henkilöiden kanssa tullaan työskentelemään intensiivisesti ja heidän ammattitaitonsa käsiin luotat totaalisesti. Projekteissa harvoin on tilaa isoille egoille tai hällä-väliä-tyypeille (joita valitettavasti usein alalla myös tapaa).

Tarjouspyyntö on syytä tehdä huolella, sillä on myös ostajan etu, että työn laajuus ja tavoitteet on määritelty tarkkaan jo tarjouspyynnössä. Siten suunnittelutoimisto osaa hahmottaa tehtävän työn tarkemmin ja antaa mahdollisimman tarkan arvion työn määrästä ja hinnasta. Ennen projektin alkua tarjousvaiheessa tulee määritellä vähintäänkin seuraavat:

  • Mitä tehdään ja miksi tehdään?
  • Mitkä ovat projektin tavoitteet? Milloin voidaan sanoa, että projekti on onnistunut?
  • Kenelle tehdään, eli ketä ovat kohderyhmät ja/tai käyttäjät?
  • Missä töitä tullaan käyttämään?
  • Millä aikataululla?

Asiakkaan kannattaa liittää tarjouspyyntöön materiaalit, jotka auttavat suunnittelijaa hahmottamaan työn tarpeet ja määrän. Näitä ovat esimerkiksi yrityksen visuaalinen ohjeistus tai esitteet jotka avaavat yrityksen toimialaa, toimintatapoja, arvoja ja historiaa.

On tärkeää, että tarjousvaiheessa kaikki osapuolet ovat selvillä ehdoista ja tavoitteista. Asiakkaan on hyvä varmistaa ennen projektin aloitusta että tarjous on pyydetty juuri niihin töihin joita on suunnitelmissa tehdä. Työtarpeiden ja tavoitteiden muuttaminen kesken projektin vaatii usein huomattavan määrän lisätyötä, joten sitä tulisi luonnollisesti välttää.

Suunnittelutoimiston tehtävä on jo alussa arvioida ja eritellä mahdollisimman tarkasti kauanko työhön kuluu aikaa. Läpinäkyvyys kasvattaa luotettavuutta, sillä suurin osa työtunneista kuluukin usein työhön joka ei näy asiakkaalle päin. Arvioidun työmäärän voi jaotella esimerkiksi projektivaiheisiin: tutkimus, perehtyminen, ideointi, hiominen ja lopputoteutus. Tarjous on usein myös arvio työmäärästä ja voidaan antaa esim. hintahaarukkana. Usein suurimmat lisäykset arvioon tulevat hiomisvaiheessa, jos asiakkaalla on paljon muutostoiveita tai projektin luonne muuttuu matkan varrella.

3. Ideointi

Alkututkimus, tietoihin perehtyminen ja niiden pohjalta tapahtuva ideointi ovat suunnittelijan kannalta kriittisiä vaiheita. Tässä vaiheessa suunnittelijat tekevät paljon työtä ns. kulissien takan hyvien ideoiden ja luonnosten tuottamiseksi. Ideointia varten tehdään tarvittava taustatyö eli esim. tutkimukset yrityksestä, toimialasta, kilpailijoista ja kohderyhmistä, sillä ideoiden on tärkeää perustua tiettyihin valintoihin ja tavoitteisiin.

Henkilökohtaiset mielipiteet ja mieltymykset ovat aina toissijaisia, ja niistä on pakko pystyä päästämään irti kun nojataan tutkimukseen ja luodaan käyttäjälähtöisesti jotain uutta.

Tehtävän laajuudesta riippuen suunnittelijat saattavat luoda useita kymmeniä vaihtoehtoisia luonnoksia, joista sitten valitsevat parhaan/parhaat jotka esitetään asiakkaalle. Kyseessä ei siis koskaan tulisi olla esimerkiksi vain “nopea, esteettinen logon muodostus” vaan identiteettiä lähdetään kehittämään yrityksen arvojen, kulttuurin, kohderyhmien, strategisten tavoitteiden ja kilpailijoista erottumisen kannalta. Näihin perehtyminen vaatii aikansa, mutta luo lopulta sen ammattitaitoisen palvelun ja tuloksen, jota tavoiteltiin alunperin. Se on aina asiakkaan tarpeisiin tilaustyönä tehtyä räätälöityä työtä.

4. Toteutusvaihe

Parhaan idean hyväksymisen jälkeen päästään toteutusvaiheeseen ja loppuhiomiseen. Tässä vaiheessa asiakkaan rooli taas korostuu. Toteutuksen aikana asiakkaalla on mahdollisuus antaa palautetta ja tehdä muutostoiveita. Kommentoinnin määrä on usein määritelty tarjouksessa jollain tasolla, usein käytäntönä on esimerkiksi kaksi kommenttikierrosta, joiden aikana asiakkaan tulee kerätä kaikki muutostoiveet. Tämän käytännön avulla vältetään projektin loputon venyminen ja kartetaan useita vähitellen ilmeneviä, jopa edestakaisia muutostoiveita. Jos vielä kahden kommentointikierroksen jälkeen halutaan tehdä muutoksia, ne eivät välttämättä enää sisälly projektin alussa annettuun tarjoukseen. On tärkeää, että molemmat osapuolet voivat pitää sovitusta kiinni ja ymmärtävät oman toimintansa seuraukset projektin kestoa ja laajuutta ajatellen.

Asiakkaan on elintärkeää pystyä valitsemaan kumppaniksi suunnittelutoimisto, jonka asiantuntijuuteen voi luottaa. Suunnittelijat tekevät työtään vuosien kokemuksen pohjalta ja ovat tehneet usein suunnittelua eri haasteisiin ja tavoitteisiin monille eri aloille ja organisaatioille. Suunnittelijan tekemät ratkaisut perustuvat aina suurempaan ideaan ja kokonaisuuteen jota on jo hahmoteltu läpi useaan kertaan ja usealta kantilta. Muutostoiveita esittäessä onkin siis hyvä kriittisesti arvioida toiveensa organisaation ja kohderyhmien tarpeiden pohjalta eikä henkilökohtaisten mieltymysten perusteella, kuten jo aiemmin mainitsin. Koko projektin ajan tulisi pitää mielessä että visuaalisen viestinnän tulee ensisijaisesti vedota kyseessä olevaan kohderyhmään, ei työn tilaajaan itseensä. Lisäksi muutostoiveita esitettäessä on hyvä selkeästi koota yhdenmukaiset muutostoiveet ja ideat ensin sisäisesti ja luoda niistä yhteinen konsensus, ennen kuin ne raportoidaan suunnittelijoille.

Aina hommat eivät mene kuin Strömsössä. Suunnittelematon lisätyö voi olla hankalaa: toisaalta työn tilaaja ei vastaa aina itse budjetista vaan saattaa joutua anomaan lisäbudjettia. Myös suunnittelijalle lisätyö saattaa olla turhauttavaa jos matkan varrella ollaankin ajauduttu alkuperäisestä suunnitelmasta pois ja suunnittelussa on tehty turhaa työtä. Mielen muuttaminen matkan varrella on toki sallittua ja inhimillistä, mutta nämä muutokset usein perustuvat henkilökohtaisiin mielipiteisiin (tyyliin: ”en pidä tuosta väristä, koska…”), eivät niinkään varsinaiseen palautteeseen kohderyhmiltä tai etenkään kerättyyn dataan. Näistä muutoksista joudutaan usein laskuttamaan lisää jos työ on jo tehty kerran ja joudutaan tekemään uudestaan.

Suunnittelijan näkökulmasta unelma-asiakas onkin sellainen, joka on aidosti innostunut omasta projektistaan ja antaa rakentavaa palautetta ohjaten päätöksiä oikeaan suuntaan, mutta luottaa myös suunnittelijoiden arvostelukykyyn ja asiantuntijuuteen. Lisäksi hyvin sujuvan projektin edellytyksenä usein on, että tehdään juuri se työ ja niillä spekseillä mitä alussa suunniteltiin.

5. Lopputuote

Mitä rahalla sitten saa? Lyhyesti: Asiakkaan yksilöllisiin tarpeisiin suunniteltuja ratkaisuja, jotka tuottavat arvoa ostajalle. Lopullinen arvo on myös asiakkaan käsissä: jos ostettava designtyö on esimerkiksi yrityksen visuaalinen identiteetti, ei pelkkä brändiohjeistus ja uusi logo tallessa tietokoneella vie pitkälle. Useimmiten suunnittelutyön tekijä myös luovuttaa tuotteen tekijänoikeudet ostajalle. Näin ollen ostajan ei tarvitse huolehtia esimerkiksi rajoitetuista näyttökerroista, mutta tämä on tapauskohtaista ja siitä on hyvä sopia ennen projektin aloitusta.

Yleinen ohje on, että arvo on suurempi mitä enemmän ja tarkoituksenmukaisemmin tilattua suunnittelutyötä käytetään. Ostajan on siis hyvä tehdä suunnitelma uuden ilmeen (tai muun suunnittelutyön) käyttöönottoon ja varmistaa että sitä sovelletaan ohjeistuksen mukaan ja se näkyy kaikkialla yhtenäisenä. Toki tämän suunnitelman ja sen toteutuksen voi tehdä myös suunnittelutoimiston kanssa. Vasta silloin tehty ja ostettu suunnittelutyö alkaa tuottaa arvoa yritykselle – kallein logo on sellainen, jota kukaan ei näe.

 

 

Suositeltavaa jatkolukemista:
Sitä saa mitä hankkii – Visuaalisen viestinnän hankintaopas (Grafia). Voit tilata omasi maksutta.

 

 

Kaipaatko osaavan suunnittelijan apua? Laita meille viestiä ja käydään ideasi läpi yhdessä.

 

Stay smart!

Why not sign up to our newsletter? We'll occasionally send you our latest blog posts and a bunch useful tips to help you with your work. No spam!